How to Share Your Power BI Report

หลังจากที่แนะนำเกี่ยวกับตัวโปรแกรม Power BI ไปแล้ว วันนี้เราจะมาพูดถึงขั้นตอนอีกขั้นตอนหนึ่ง ที่มีความสำคัญในการทำงาน Data Visualization นั่นก็คือการแชร์ Report / Dashboard ที่เราจัดทำเรียบร้อยไปยังเพื่อนร่วมงาน, หัวหน้า หรือ ผู้บริหาร เพราะหากทำเสร็จแล้วเรายังต้องหอบคอมพิวเตอร์เพื่อไป Present ทุกครั้ง ก็คงจะไม่สะดวกเท่าไรนัก จะดีกว่าไหม ถ้าเราส่งรายงานไปวางที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ของผู้บริหารได้เลย

ถ้าเราใช้ Excel ในการทำรายงาน เวลาเราจะเอาตัวรายงานไปให้หัวหน้าดู เราก็แค่บันทึกไฟล์ จากนั้นก็ส่ง Email พร้อมแนบไฟล์ Excel ไปให้ด้วย หัวหน้าก็สามารถเปิดตัวรายงานของเราดูได้อยู่แล้ว เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์สำนักงาน ก็น่าจะติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office เอาไว้อยู่แล้ว แต่ในกรณีของ Power BI Desktop นั้น แม้จะเป็นโปรแกรมที่เราสามารถ Download มาใช้งานได้ฟรีๆ แต่ก็คงไม่ใช่ทุกคนจะ Download มาใช้งาน

การส่งไฟล์ Power BI ไปให้ผู้ใช้งานอื่น นั่นคือเราให้สิทธิ์ในการแก้ไขตัวรายงาน เสมือนว่าคนที่เปิดไฟล์ก็คือตัวเรานั่นเอง หรือ ผู้ใช้งานจะสามารถเข้าถึงข้อมูลใน Power BI ไฟล์นั้นได้ทั้งหมด ดังนั้นหากจะใช้วิธีนี้คงต้องจัดการตัว Data Source ที่นำมาเชื่อมต่อกับ Power BI ให้เหมาะสมก่อนนำส่งให้ผู้ใช้งาน

การแชร์ตัว Power BI Report เราจำเป็นต้องสมัครใช้งาน Power BI Service ก่อน ซึ่งสามารถใช้งานได้ 2 แบบ คือแบบ Free และแบบ Pro หรือ Subscription โดยการสมัครทั้งสองแบบจำเป็นต้องใช้ Email ที่ไม่ใช่ Free Email (เมลล์ขององค์กรหรือของสถาบันการศึกษา) โดยสามารถสมัครได้ที่ Link ด้านล่าง

Power BI Service Registration : https://powerbi.microsoft.com/en-us/get-started/


เมื่อสมัครใช้งานเรียบร้อย ก็เข้าไป Login เข้าใช้งานโดยไปที่ powerbi.com แล้ว Login ด้วย Email ที่คุณลงทะเบียนไว้ได้เลย

กรณี Power BI Service (Pro)

สำหรับการแชร์รายงานบน Power BI Service (Pro) นั้นมีข้อแม้อยู่ว่า ทุกๆ ผู้ใช้งานที่เราจะแชร์รายงานไปให้ดูนั้น จำเป็นต้องมี Power BI Service (Pro) เช่นเดียวกับเราด้วย (เป็น License ขององค์กรเดียวกับเรานะครับ) หากไม่มี หรือ มีไม่ครบ ก็ต้องเปลี่ยนไปใช้วิธีในกรณี Power BI Service (Free) แทนครับ

ในการแชร์รายงานนั้นสามารถทำได้ง่ายมาก จะสามารถทำได้ 2 แบบ


วิธีแรก ให้ทำการเปิดหน้ารายงานที่ต้องการแชร์ก่อน บนหน้ารายงานจะมีปุ่ม Share อยู่ในเมนูด้านบน



วิธีที่สอง คือเข้าไปที่หน้า Workspace จากนั้นคลิกเลือก Content (จะแสดงเฉพาะรายชื่อ Report และ Dashboard) จากนั้นวางเมาส์บนชื่อรายงานที่เราต้องการแชร์ จะพบปุ่มแชร์ ก็คลิกเพื่อแชร์รายงาน



จากนั้นทำการระบุ Email ของผู้ใช้งานที่เราต้องการส่งรายงานไปให้ พร้อมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตัวรายงานให้กับผู้ใช้งาน จากนั้นคลิก Share เพื่อแชร์รายงาน (ระบบจะทำการส่ง Email แจ้งไปยังผู้ใช้งานว่ามีการแชร์รายงานมาให้)



หากเราต้องการเข้าไปดูรายงานที่มีคนแชร์มาให้เรา ก็สามารถเข้าไปที่เมนู Share with me ซึ่งอยู่ด้านซ้ายมือ ตามภาพ

ในส่วนของ Share with me จะมี 2 ส่วน คือ ส่วนของรายชื่อผู้ที่แชร์รายงานมาให้เรา และส่วนแสดงรายชื่อของรายงาน



ขั้นตอนข้างต้นนี้ สามารถใช้ได้ทั้งการแชร์ Report และ Dashboard ที่อยู่บน Power BI Service ของเรา

กรณี Power BI Service (Free)

สำหรับ Power BI Service แบบฟรี แม้ว่าจะไม่สามารถแชร์รายงานให้กับผู้ใช้งานภายในองค์กร ได้เช่นเดียวกับ Power BI Service แบบ Pro แต่หากต้องการแชร์รายงาน ก็สามารถใช้การแชร์เป็น Link เพื่อนำไปเปิดผ่าน Web browser หรือ นำไปใส่บนหน้า Webpage ที่เราต้องการได้

โดยการแชร์รายงานด้วย Power BI Service (Free) จะทำได้เฉพาะการแชร์แบบ Publish to web (public) เท่านั้น (แต่ถ้าเป็นแบบ Pro จะสามารถเลือกรูปแบบได้มากกว่า)

การสร้าง Link สำหรับ Publish to web สามารถทำได้ 2 แบบ

กรณีที่อยู่บน Reading view (หน้ารายงาน) ให้คลิกที่จุดสามจุด และเลือกคำสั่ง Embed > Publish to web (public)

กรณีที่อยู่ในหน้า Edit view ให้คลิกที่เมนู File แล้วเลือกคำสั่ง Publish to web ก็ได้เช่นกัน

จากนั้นระบบจะสร้าง Code มาให้เรา 2 แบบ ดังภาพ

Embed code สำหรับนำไปใช้งาน

Lin you can send in email : ตัวนี้จะเป็น Link ที่สามารถเปิดผ่าน Web Browser ได้โดยตรง สามารถส่งเป็น Link ไปกับ Email ได้เลย

HTML you can paste into your blog or website: ตัวนี้จะเป็น If frame code สำหรับนำไปฝังในหน้าเว็บขององค์กร

ข้อควรระวัง Code ทั้งสองชุด จะสามารถเข้าถึงตัวรายงานได้เลย โดยไม่มีการถาม Username / Password จึงควรระมัดระวังในการนำไปใช้งาน โดยเฉพาะรายงานนั้นเป็นข้อมูลสำคัญขององค์กร (กรณีของ Power BI Service (Pro) จะสามารถเลือกแบบที่ต้องระบุ Username และ Password)

ข้อแนะนำในการนำ Public link ไปใช้งานนั้น แนะนำให้ใช้แบบ HTML you can paste into your blog or website เนื่องจากสามารถกำหนด Security ให้กับหน้า Webpage ได้ (ขึ้นกับระบบเว็บของแต่ละองค์กร)

เมื่อเราได้ Embed code แล้ว ให้ทำการคัดลอก Code ในส่วนของ “HTML you can paste into your blog or website” ซึ่งจะมีหน้าตาตามตัวอย่างด้านล่าง

<iframe width="800" height="600" src="https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiNTUwMmNmYmQtYjRkZi00N2JiLWFmMTktYjc0ODU5YWRlZTM4IiwidCI6ImMyOTMwYTY0LWNhYzMtNDFkNi...................." frameborder="0" allowFullScreen="true"></iframe>

เมื่อได้ Embed Code เราก็เพียงแค่ นำไปใส่ลงในเว็บไซต์ที่เราจะใช้ในการแชร์ตัวรายงาน เพียงเท่านี้ เราก็สามารถแชร์รายงานของ Power BI โดนใช้เพียง Power BI Service แบบฟรีได้แล้วครับ

สำหรับครั้งต่อไป ผมจะมายกตัวอย่างการนำ Embed Code ไปใช้งาน (แบบที่สามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงตัวหน้ารายงานได้) มาให้อ่านกันนะครับ สำหรับบทความนี้ต้องขอจบเพียงเท่านี้ก่อน ขอบคุณที่ติดตามอ่านครับ