Get to know Power BI Application

วันนี้เรามาทำความรู้จักกับ Application ด้าน Data Visualization ที่ได้รับความนิยมอย่างมากตัวหนึ่งในท้องตลาด จากการที่เป็น Software ที่สามารถใช้งานได้ฟรี และมีความสามารถที่หลากหลาย รวมถึงความง่ายของ Interface ที่ออกแบบมาเพื่อให้ User สามารถใช้งานได้ด้วยตนเอง ซึ่งเจ้า Application นั้นก็คือ Power BI หรือ Power BI Desktop ของค่าย Microsoft นั่นเอง

Power BI เป็นเครื่องมือด้าน Business Intelligence ของ Microsoft ที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลจากหลายๆ แหล่งข้อมูล เพื่อนำมาวิเคราะห์และแสดงผลในรูปแบบของรายงาน โดยผู้ใช้งานยังสามารถปรับเปลี่ยมมุมมองของรายงานได้ตามต้องการ โดย Power BI Application อาจแบ่งออกตามรูปแบบการใช้งานได้ 2 ดังนี้

Power BI Desktop เป็นโปรแกรมสำหรับเชื่อมต่อแหล่งข้อมูล จัดการข้อมูล และสร้างรายงาน เพื่อใช้ในการนำเสนอ สามารถรองรับแหล่งข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ และข้อสำคัญคือ เราสามารถใช้งานได้ฟรี

Power BI Service เป็น Service Cloud ของ Microsoft ที่สามารถรองรับการจัดการข้อมูล การแสดงผลรายงานจาก Power BI Desktop รวมไปถึงการสร้างตัวรายงานแบบเดียวกับ Power BI Desktop อีกด้วย (ใน Web Microsoft จะเรียกว่า Power BI หรือ Power BI Pro)โดยจะแยกออกเป็น 2 รูปแบบคือ

  • Power BI Service (Free) : เป็น Service ที่ผู้ใช้งานสามารถสัมครใช้งานได้ฟรี โดยจะสามารถใช้งานได้ในรูปแบบ Personal เท่านั้น
  • Power BI Service Pro : เป็น Service ที่ออกแบบมาให้ใช้งานแบบองค์กร สามารถแชร์ข้อมูลระหว่างผู้ใช้งานภายในองค์กรได้ แต่ต้องเสียค่าบริการ

Power BI Solution

Power BI เป็น Application ที่ออกแบบมาให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างรายงาน และเข้าถึงตัวรายงาน หรือ ข้อมูลที่ต้องการได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่าน Solution ที่ทาง Microsoft เตรียมเอาไว้ โดยจากภาพจะเห็นว่าเรามี Solution หลักๆ 3 ส่วน ดังภาพ

This image has an empty alt attribute; its file name is Power-BI-Solution-2-1024x456.png
  1. Power BI Desktop สามารถรองรับ Data Source ได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งแบบ File (Excel, CSV, PDF) และยังรองรับไฟล์จากระบบ Cloud Service ตลอดจนรองรับข้อมูลจากระบบ Database ได้ด้วย

    เมื่อเราสร้างรายงานจาก Power BI Desktop แล้ว นอกจากเราจะดูตัวรายงานผ่าน PC ของเราแล้ว เรายังสามารถ Publish ตัวรายงานหรือไฟล์ Power BI ขึ้นไปยัง Power BI Service เพื่อให้เราสามารถเข้าดูรายงานผ่านระบบ Internet หรือ ผ่าน Mobile Apps ได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่อง PC ของเราก็ได้

2. Power BI Service นอกจากจะรองรับรายงานที่สร้างจาก Power BI Desktop แล้ว (รองรับทั้งการ View และ Edit) เรายังสามารถสร้างตัวรายงานขึ้นจาก Power BI Service โดยตรงก็ได้ โดยทำการเชื่อมต่อ Data Source มาที่ Power BI Service โดยตรง ซึ่งเราก็จะสามารถสร้างรายงานได้เสมือนเราใช้งาน Power BI Desktop แน่นอนว่า รายงานที่สร้างขึ้น ก็สามารถเข้าถึงได้ผ่าน Internet และ Mobile Apps

3. Power BI Gateway เป็นเครื่องมือที่ใช้เชื่อมต่อระหว่าง Dataset ของไฟล์รายงาน Power BI บน Power BI Service กับตัว Data Source ที่อยู่บน On-Premise ให้สามารถเชื่อมต่อกันได้ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถทำการ Refresh ตัวรายงานบน Power BI Service ได้ นั่นคือเราจะสามารถสร้างการ Refresh ตามกำหนดการที่เราต้องการได้

Power BI Service Free & Power BI Service Pro

หลายๆ ท่านน่าจะเคยสงสัยถึงข้อแตกต่างระหว่าง Power BI Service Free และ Power BI Service Pro ว่าทั้งสองตัวนี้แตกต่างกันอย่างไร และเราควรใช้งานตัวไหนดี

This image has an empty alt attribute; its file name is Power-BI-Service-1024x461.png

Power BI Service version ฟรี (กรอบสีเหลือง) จะเป็นบริการ Service Cloud สำหรับบุคคล คือผู้ใช้งาน สามารถใช้ Power BI Desktop สร้างรายงานแล้วนำมาเก็บบน Power BI Service ของตนเองได้ ซึ่งจะสามารถเข้าใช้งานข้อมูลบน Power BI Service ของตนเองผ่านทาง Web Browser และ Mobile Apps ได้

Power BI Service version Pro (กรอบสีฟ้า) จะเป็นบริการ Service Cloud สำหรับองค์กร คือนอกจากจะมีความสามารถของ Power BI Service ตามปกติแล้ว ยังมีความสามารถในการแชร์ข้อมูลไปยังผู้ใช้งานคนอื่น (ภายในองค์กรเดียวกัน) ได้อีกด้วย โดยสามารถกำหนดระดับในการเข้าถึงข้อมูลบนรายงานตามสิทธิ์ของผู้ใช้งานปลายทางได้อีกด้วย (จากภาพจะเห็นว่า User 2 สามารถเข้าถึงรายงานได้ทั้ง Report 1 และ Report 2 ในขณะที่ User 1 นั้นได้สิทธิ์เข้าถึงรายงานได้เพียง Report 1 เท่านั้น) นอกจากนี้ ยังสามารถสร้าง และแชร์ Dataset เพื่อให้ผู้ใช้งานอื่น สามารถนำข้อมูลใน Dataset นั้น ไปสร้างเป็นรายงานตามรูปแบบที่ตนเองต้องการได้อีกด้วย

ข้อแตกต่างระหว่าง Power BI Service แบบ Free และ Pro อาจสรุปสั้นๆ ได้ตามภาพด้านล่าง

Power BI ทำงานอย่างไร

การทำงานของ Power BI Desktop สามารถแสดงได้ตามภาพด้านล่าง

ขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม Power BI Desktop อาจแบ่งออกได้ 5 ขั้นตอนดังนี้

Data Preparation
เป็นขั้นตอนการเชื่อมต่อแหล่งข้อมูล (Get Data) ซึ่ง Power BI นั้นสามารถรองรับการเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ รวมทั้ง ยังสามารถนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูลหลายๆ แหล่ง มารวมกันไว้บน Power BI Model ได้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบ 360 องศา จากแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้ ภายใน Applicaltion เดียว

ETL : Extract – Transform – Load
เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในงาน Data Visualization โดยใน Power BI เราจะใช้โปรแกรมย่อยที่ชื่อว่า Power Query Editor ในการจัดการ
Extract: เนื่องจากเรามักจะทำการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย ทำให้ต้องมีการแยกหรือ Extract ข้อมูลที่นำเข้ามาก่อนว่า เป็นข้อมูลชนิดใดบ้าง (เช่นเป็น Text หรือ Number หากเป็น Text ก็ต้องจำแนกว่า Text นั้นเป็นอะไร เป็นข้อความ เป็นวันที่ เป็นชื่อบุคคล หรือสถานที่ เป็นต้น)
Transform: เมื่อทำการ Extract แล้ว ก็ยังต้องมีการ Transform ข้อมูล เพื่อให้มีรูปแบบที่ถูกต้อง หรือ อยู่ในรูปแบบที่เราต้องการ เช่น ข้อมูลวันที่ จากแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย ก็อาจทำให้มีการใช้งานรูปแบบของวันที่ ที่แตกต่างกัน กรณีนี้ เราก็ต้องแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน เพื่อให้สามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
Load: เมื่อจัดการข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราจึงทำการ Load ข้อมูลนั้นเข้าไปยัง Power BI Model เพื่อใช้ในการสร้าง Visualization ต่อไป

Data Warehouse
เมื่อทำการ ETL เรียบร้อย เราจะนำข้อมูลที่ได้ทั้งหมด มาจัดทำเป็น Data Warehouse หรือ Data Model โดยการกำหนดชื่อ จัดกลุ่มข้อมูล สร้าง Hierarchy ของข้อมูล รวมถึง สร้าง Calculate Field ที่จำเป็นต้องใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้งานได้เลือกใช้งาน Field ข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกมากขึ้น

Data Visualization
ทำการสร้าง Visualization ที่ต้องการจาก Data Warehouse ที่เตรียมไว้ ซึ่ง Power BI ได้เตรียม Visual ไว้ให้ใช้งานอย่างครบครัน อีกทั้งยังสามารถสร้าง หรือ Download Custom Visual เพิ่มเติมได้จาก Windows Market ได้อีกด้วย

Share to User
ด้วยความสามารถของ Power BI Service ทำให้เราสามารถส่งต่อรายงานที่สร้างจาก Power BI ไปยังผู้ใช้งานอื่นภายในองค์กรของเราได้สะดวกมากขึ้น และยังสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้ตามต้องการ ซึ่งปลอดภัยกว่าการส่งตัวไฟล์ Power BI ให้โดยตรง ช่วยให้ผู้บริหาร และผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถตัดสินใจในการดำเนิธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างรายงาน Power BI

ตัวอย่างรายงาน Power BI สามารถดูได้เพิ่มเติมตามลิงก์
https://rdbi.co.th/rdbi-course/power-bi-sample-dashboard/

ตัวอย่างรายงาน Power BI

Basic Practice Power BI Desktop

คลิปแนะนำการใช้งานเบื้องต้น Power BI Desktop สามารถศึกษาจากคลิปนี้ได้เลยครับ
https://youtu.be/GQlQL4hPxUg

Download Power BI Desktop

เราสามารถ Download โปรแกรม Power BI Desktop มาใช้งานได้ฟรี โดยสามารถเข้าไปที่ https://powerbi.microsoft.com/en-us/desktop/ แนะนำให้คลิกที่ See download or language options จะสะดวกกว่าครับ (กรณีเลือก Download Free หากท่านใช้ Windows 10 ระบบจะทำการเปิด Windows Store ซึ่งเครื่องของท่านต้องทำการเชื่อมต่อบัญชีผู้ใช้งานของ Microsoft กับเครื่องของท่านก่อนจึงจะติดตั้งได้)

This image has an empty alt attribute; its file name is download-pbi-dskt.png

จากนั้นทำการเลือกภาษาที่ต้องการ จากนั้นคลิก Download
ในหน้านี้ท่านสามารถเช็คเวอร์ชันของ Power BI Desktop ได้ว่าตอนนี้เป็นเวอร์ชันอะไร ซึ่งทาง Microsoft จะมีการอัพเดทประมาณเดือนละ 1 ครั้ง

This image has an empty alt attribute; its file name is download-pbi-dskt2.png

จากนั้นก็เลือกว่าจะติดตั้งแบบ 32 หรือ 64bit (ขึ้นกับระบบปฏิบัติการที่ท่านใช้งานอยู่นะครับ) เลือกแล้วคลิกที่ปุ่ม Next ระบบก็จะเริ่มต้นการ Download ไฟล์สำหรับติดตั้ง ก็ทำการเลือกตำแหน่งที่จะเก็บไฟล์เอาไว้จากนั้นกด แฃ้วก็รอจน Download เสร็จ ก็จะได้ไฟล์สำหรับติดตั้งโปรแกรม (ตอนบันทึกไฟล์ควรใส่ชื่อเวอร์ชันกำกับไว้ด้วย)

This image has an empty alt attribute; its file name is download-pbi-dskt3.png

ขั้นตอนการสมัคร Power BI Service

กรณีที่เราต้องการสมัครเพื่อใช้งาน Power BI Service ก็สามารถทำได้โดยเข้าไปที่ http://powerbi.com แล้วคลิกที่ปุ่ม Strat Free

This image has an empty alt attribute; its file name is powerbi-service1.png

หรือเข้าไปที่ https://powerbi.microsoft.com/en-us/get-started/ แล้วคลิกที่ Try free

This image has an empty alt attribute; its file name is powerbi-service2.png

ระบบจะพาไปที่หน้าลงทะเบียน จากนั้นให้ระบุ Email ที่จะใช้สมัคร (ต้องเป็น Email องค์กร หรือ สถาบันการศึกษา ไม่สามารถใช้ Free Email ได้ครับ) จากนั้นคลิก Sign up

This image has an empty alt attribute; its file name is powerbi-service3.png

จากนั้นระบบจะถามว่า Email ที่ระบุเป็น Email ขององค์กรของคุณหรือไม่ ก็ตอบว่า Yes นะครับ ห้ามโกหกด้วยนะ (ในขั้นตอนนี้ อาจต้องเตรียมเบอร์มือถือไว้ด้วยนะครับ)

This image has an empty alt attribute; its file name is powerbi-service4-1024x450.png

จากนั้นก็ไปเช็ค Email ที่เราลงทะเบียนเพื่อดูรหัส 6 หลักที่ทาง Microsoft จะส่งมาให้ครับ

This image has an empty alt attribute; its file name is powerbi-service6.png

จากนั้นกลับมาที่หน้าลงทะเบียน อีกครั้ง กรอกชื่อ นามสกุล และ Password สำหรับเข้าใช้งานระบบ พร้อมระบุ Verification Code ที่ได้มาจากนั้นกด Start

This image has an empty alt attribute; its file name is powerbi-service5.png

เมื่อทาง Microsoft ทำการตรวจสอบ Email ของเราเรียบร้อย ก็จะพบหน้าต่าง Invite more people เพื่อให้คุณทำการเชิญเพื่อนภายในองค์กร มาใช้งาน Power BI Service (แน่นอน เป็นการใช้แบบ Free ครับ) หากเรายังไม่อยากเชิญใคร หรืออยากใช้คนเดียว ก็คลิกที่ Skip ได้เลยครับ แต่หากต้องการทดลองใช้งานเวอร์ชัน Pro ด้วย ผมแนะนำให้เชิญเพื่อนในทีมเข้ามาเลยครับ

จากนั้นก็ให้ทำการ Sign in ด้วย Email และ Password ที่เรากำหนดไว้ตอนสมัคร

เมื่อ Login เรียบร้อย เราก็จะเข้าสู่หน้าจอของ Power BI Service ดังภาพ

ตอนนี้บัญชีของเราจะเป็นแบบ Free นะครับ หากต้องการทดลองใช้เวอร์ชัน Pro ให้คลิกที่ Icon รูปเฟือง แล้วเลือก Manage personal storage (เป็นส่วนแสดงพื้นที่เก็บรายงานของเราบน Could Service)

ในหน้าจอ Manage personal storage จะมีปุ่ม Try Pro for Free อยู่มุมขวาบนของจอภาพ หากต้องการทดลองใช้ ก็ให้คลิกที่ปุ่มนี้ได้เลย (ทดลองใช้งานได้ฟรี โดยไม่ต้องระบุหมายเลขบัตรเครดิต)

ระบบจะแสดงหน้าจอแสดงรายละเอียดว่าเราจะสามารถใช้งาน Pro version ได้ 60 วัน (เมื่อครบ 60 วัน บัญชีของเราจะกลับเป็นเวอร์ชัน Free ตามเดิมครับ)

เมื่อระบบ Set บัญชีของเราให้เป็นเวอร์ชัน Proจะมีข้อความแสดงตามภาพ คลิกที่ Close เพื่อเริ่มใช้งาน

เมื่อกลับมาที่หน้าจอของ Power BI Service จะมีข้อความบอกจำนวนวันที่เรายังใช้งานเวอร์ชัน Pro ได้ ว่าเหลืออยู่อีกกี่วัน เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถใช้งาน Power BI Service Pro ได้นานถึง 2 เดือน และสามารถทดลองใช้ Feature ต่างๆ ได้เต็มที่ครับ เมื่อครบ 60 วัน บัญชีของคุณจะถูกปรับลงมาเป็นเวอร์ชัน Free ตามเดิม (ไม่ต้องกังวลว่าจะโดนตัดเงินในบัตร เพราะในขั้นตอนสมัครไม่มีให้เรากรอกบัตรใดๆ)

*ในกรณีที่ Admin ขององค์กรของท่านกำหนดไม่ให้ท่านติดตั้ง Apps เอง ท่านจะไม่สามารถสมัครได้นะครับ กรณีนี้ต้องแจ้งทาง Admin ให้ทำการติดตั้งให้ครับ