ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ RPA (Robotic Process Automation) ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงาน ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมีนัยสำคัญ

RPA คืออะไร?

RPA คือระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยทำงานซ้ำซากแทนมนุษย์ เช่น การป้อนข้อมูล การคัดลอกไฟล์ หรือการดึงข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง โดยที่ บอท (Robot) สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ โดยธุรกิจที่นำ RPA มาใช้สามารถลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และช่วยให้พนักงานมีเวลาทำงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มมากขึ้น แทนที่จะต้องเสียเวลาไปกับงานที่ซ้ำซาก

ประเภทของ RPA

RPA (Robotic Process Automation) สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่

1. Attended RPA – ต้องมีมนุษย์ควบคุมและทำงานร่วมกับพนักงาน มักใช้ในงานบริการลูกค้าหรือช่วยป้อนข้อมูล
2. Unattended RPA – ทำงานได้เองโดยไม่ต้องมีมนุษย์ควบคุม เหมาะสำหรับงานหลังบ้าน เช่น ประมวลผลใบแจ้งหนี้และสร้างรายงาน
3. Hybrid RPA – ผสมผสานทั้งสองรูปแบบ โดยให้บอททำงานร่วมกับมนุษย์เพื่อจัดการกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น

ทำไมต้องธุรกิจยุคใหม่ต้องใช้ RPA ?

1. ลดต้นทุนในการดำเนินงาน

RPA สามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องใช้แรงงานคนซ้ำๆ ได้ เช่น งานป้อนข้อมูล การตรวจสอบเอกสาร และการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ทำให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนพนักงานที่ต้องทำงานเหล่านี้ และนำทรัพยากรไปใช้กับงานที่สร้างมูลค่าสูงขึ้น

2. เพิ่มความแม่นยำและลดข้อผิดพลาด

มนุษย์อาจทำผิดพลาดจากความเหนื่อยล้าและความไม่รอบคอบ แต่ RPA สามารถทำงานได้อย่างแม่นยำ 100% ตามกฎที่กำหนดไว้ ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล และทำให้กระบวนการทำงานมีความถูกต้องมากขึ้น

3. เพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วในการทำงาน

RPA สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่ต้องพัก ลดเวลาการประมวลผลข้อมูล และช่วยให้การทำงานที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงลดลงเหลือเพียงไม่กี่นาที

4. เพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กร

ธุรกิจที่ใช้ RPA สามารถให้บริการลูกค้าได้เร็วขึ้น ลดระยะเวลาการทำงานด้านเอกสาร และทำให้การดำเนินงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ซึ่งส่งผลให้มีความสามารถในการแข่งขันที่ดีกว่าองค์กรที่ยังคงพึ่งพากระบวนการแบบดั้งเดิม

5. ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

เมื่อธุรกิจสามารถให้บริการลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น ถูกต้องมากขึ้น และลดเวลาการรอคอย เช่น การตอบคำถามอัตโนมัติ หรือการตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์ ประสบการณ์ของลูกค้าก็จะดีขึ้น และนำไปสู่ความพึงพอใจที่เพิ่มขึ้น

6. รองรับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

RPA สามารถปรับขนาดได้ง่ายโดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงานใหม่ รองรับการขยายธุรกิจและการเพิ่มขึ้นของปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7. ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎระเบียบ

หลายธุรกิจต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด RPA ช่วยให้สามารถตรวจสอบและบันทึกการทำงานทุกขั้นตอนได้อย่างโปร่งใส ทำให้การตรวจสอบภายในและการปฏิบัติตามกฎระเบียบง่ายขึ้น

ข้อควรคำนึงเมื่อเริ่มใช้ RPA

การนำ Robotic Process Automation (RPA) มาใช้ในองค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างมีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม การใช้งาน RPA ให้ประสบความสำเร็จต้องมีการวางแผนและพิจารณาอย่างรอบคอบ

1. เลือกกระบวนการที่เหมาะสมสำหรับ RPA

ไม่ใช่ทุกกระบวนการจะเหมาะกับการใช้ RPA ควรเลือกกระบวนการที่เป็นงานที่ทำซ้ำๆ และมีกฎเกณฑ์ชัดเจน ใช้เวลาและทรัพยากรคนมาก และมีปริมาณงานสูงที่เกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์บ่อย

2. ประเมินผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)

ควรพิจารณาว่าการลงทุนใน RPA คุ้มค่าหรือไม่ โดยเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับผลประโยชน์ที่ได้รับ เช่น ลดต้นทุนแรงงาน เพิ่มความเร็วในการทำงาน และลดข้อผิดพลาดที่อาจก่อให้เกิดความเสียหาย

3. เลือกเครื่องมือ RPA ที่เหมาะสม

มีเครื่องมือ RPA หลายแบบให้เลือก เช่น UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism ควรเลือกให้เหมาะกับขนาดองค์กรและความต้องการของธุรกิจ โดยพิจารณาจากความสามารถในการทำงานอัตโนมัติ ความสามารถในการผสานระบบ และความง่ายในการพัฒนาและปรับแต่ง

4. มีแผนสำรองและการจัดการข้อผิดพลาด

แม้ว่า RPA จะช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้ แต่ก็อาจมีข้อผิดพลาดจากปัจจัยอื่น เช่น การเปลี่ยนแปลงของระบบหรือข้อมูล ควรมีแผนสำรองไว้สำหรับกรณีที่บอทล้มเหลว หรือกรณีที่ต้องการแก้ไขกระบวนการอัตโนมัติ

5. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การใช้ RPA เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่อาจเป็นความลับ เช่น ข้อมูลลูกค้าและการเงิน ควรมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ดี เช่น การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล การเข้ารหัสข้อมูล และการตรวจสอบและควบคุมตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

6. วางแผนสำหรับการขยายระบบในอนาคต

องค์กรควรมองไปข้างหน้าว่า RPA จะสามารถขยายไปใช้กับกระบวนการอื่นได้หรือไม่ ควรเลือกแพลตฟอร์มที่สามารถรองรับการทำงานร่วมกับ AI และ Machine Learning ผสานกับระบบ ERP หรือ CRM ขององค์กร และรองรับการทำงานแบบ End-to-End Automation

7. เตรียมทีมและพนักงานให้พร้อม

การนำ RPA มาใช้ไม่ใช่แค่เรื่องเทคนิค แต่ต้องมีการบริหารการเปลี่ยนแปลง ควรฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจการทำงานของ RPA ให้ทีมไอทีมีทักษะเพียงพอในการดูแลบอท และสื่อสารให้พนักงานเข้าใจว่า RPA ไม่ได้มาแทนที่คน แต่ช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

สรุป

เครื่องมือ RPA ถูกออกแบบมาให้ทำงานสอดคล้องกับธุรกิจของคุณ แต่ละองค์กรการทำงานและวัตถุประสงค์ที่ใช้งานแตกต่างกัน ดังนั้นการทำความเข้าใจถึงกระบวนการทำงานต่างๆ ของ RPA จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจใดที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติ และกระบวนการใดที่ควรให้มนุษย์เป็นผู้ดำเนินการต่อไป

สามารถเข้าไปดูบทความอื่นๆได้ที่ : https://rdbi.co.th/blog/

ปรึกษาหรือสอบถามเกี่ยวกับการตั้ง Power Automate หรือการใช้งาน RPA ได้ที่

เพจ : http://bit.ly/rdbipage
Facebook : https://www.facebook.com/RandDBI/
Line OA : @rdbi
Tel : 02-681-9700
อีเมล์ : sales@rdbi.co.th🌟