การจัดการข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินธุรกิจในยุคปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล Data Flow Diagrams (DFD) หรือ แผนภาพการไหลของข้อมูล เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราเห็นภาพการเคลื่อนที่ของข้อมูลจากแหล่งที่มาถึงจุดปลายทางในแต่ละกระบวนการอย่างชัดเจน ซึ่งช่วยในการวิเคราะห์และออกแบบระบบข้อมูลในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
Data Flow Diagrams คืออะไร?
Data Flow Diagrams (DFD) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแสดงการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการ (Processes) ระบบ (Systems) และผู้ใช้งาน (External Entities) ภายในระบบธุรกิจ เพื่อช่วยให้เห็นถึงเส้นทางและการเคลื่อนที่ของข้อมูลตั้งแต่แหล่งที่มาจนถึงปลายทาง ข้อมูลที่ถูกไหลผ่านมักจะแสดงเป็น “ข้อมูล” หรือ “ข้อมูลที่ถูกส่งออก” โดยสามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการและข้อมูลได้อย่างชัดเจน
องค์ประกอบหลักใน Data Flow Diagrams
1. กระบวนการ (Processes)
กระบวนการแสดงถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นในระบบ โดยจะทำการแปลงข้อมูลจากรูปแบบหนึ่งไปยังอีกรูปแบบหนึ่ง ระบวนการเหล่านี้จะถูกแสดงด้วยสี่เหลี่ยมจัตุรัสหรือวงกลมใน DFD โดยยกตัวอย่างแบบในรูปที่แสดงถึง กระบวนการกดเลือกสินค้าหรือ Enter Order
2. ข้อมูล (Data Stores)
ข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่ใช้เก็บข้อมูลในระบบ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปใช้งานในกระบวนการต่างๆ ภายในระบบ ข้อมูลเหล่านี้มักจะแสดงในรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ตัวอย่างแบบในภาพ ที่เป็นข้อมูลของ Order สินค้า
3. ผู้ใช้ (External Entities)
External Entities คือ ผู้ที่อยู่ภายนอกระบบหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการในระบบ ซึ่งสามารถเป็นทั้งผู้ใช้ ลูกค้า หรือองค์กรอื่น ๆ โดย External Entities จะแสดงในรูปสี่เหลี่ยม ดังตัวอย่างที่จะแสดงถึงผู้ใช้งาน หรือ Customer
4. การไหลของข้อมูล (Data Flows)
การไหลของข้อมูลเป็นเส้นที่เชื่อมโยงระหว่างองค์ประกอบต่างๆ ใน DFD โดยแสดงให้เห็นว่าข้อมูลไหลจากแหล่งที่มาถึงปลายทางหรือจากกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่ง โดยตัวอย่างจากภาพก็จะมีการแสดงถึง กระบวนการไหลของข้อมูลจากลูกค้าไปถึงการสั่งสินค้า
ประเภทของ Data Flow Diagrams
1. Level 0 DFD (Context Diagram)
DFD ระดับ 0 หรือที่เรียกว่า Context Diagram เป็นแผนภาพที่แสดงภาพรวมของระบบทั้งหมด โดยจะมีเพียงกระบวนการหลักเดียวที่เชื่อมโยงกับผู้ใช้งานภายนอกและแหล่งข้อมูล
2. Level 1 DFD
ในระดับนี้จะมีการแสดงกระบวนการย่อยๆ ภายในระบบ และการเชื่อมโยงระหว่างกระบวนการเหล่านั้นเพื่อให้เห็นถึงรายละเอียดที่มากขึ้น
3. Level 2 DFD
DFD ระดับ 2 จะเป็นการขยายข้อมูลจาก DFD ระดับ 1 ให้ละเอียดมากยิ่งขึ้น โดยแสดงการแยกกระบวนการย่อยในแต่ละส่วนเพื่อให้เข้าใจถึงการทำงานของระบบมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของ Data Flow Diagrams
1. เข้าใจและวิเคราะห์กระบวนการ
DFD ช่วยให้ธุรกิจหรือทีมพัฒนาระบบสามารถเข้าใจได้ง่ายว่าข้อมูลไหลจากที่ใดไปที่ใด และมีการจัดการอย่างไรบ้าง ซึ่งช่วยในการวิเคราะห์การทำงานของระบบให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ช่วยในการออกแบบระบบ
DFD เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการออกแบบระบบข้อมูลที่มีความซับซ้อนได้อย่างชัดเจนและมีโครงสร้างที่เข้าใจง่าย ทำให้ทีมพัฒนาสามารถสร้างระบบที่ตอบโจทย์ได้
3. การระบุปัญหาหรือช่องว่าง
DFD ช่วยให้สามารถระบุจุดที่อาจเกิดข้อผิดพลาดหรือช่องว่างในกระบวนการที่ต้องการการปรับปรุง เช่น การไหลของข้อมูลที่ไม่เหมาะสม หรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
4. ใช้เป็นเอกสารการสื่อสาร
DFD เป็นเครื่องมือที่ดีในการสื่อสารระหว่างทีมงานหรือระหว่างผู้บริหารและพนักงาน เนื่องจากสามารถสื่อสารแนวคิดที่ซับซ้อนในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
การใช้ Data Flow Diagrams ในการวิเคราะห์ธุรกิจ
การใช้ DFD ในการวิเคราะห์ธุรกิจจะช่วยให้สามารถมองเห็นการไหลของข้อมูลในกระบวนการต่างๆ ได้อย่างชัดเจน โดยสามารถนำไปใช้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบได้ เช่น การตรวจสอบขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในกระบวนการที่อาจทำให้เกิดการล่าช้า หรือการแก้ไขจุดที่การไหลของข้อมูลเกิดปัญหา ทำให้สามารถปรับปรุงการดำเนินงานในธุรกิจได้ดีขึ้น
สรุป
Data Flow Diagrams (DFD) เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการวิเคราะห์และออกแบบระบบข้อมูลในธุรกิจ ช่วยให้เราเห็นการไหลของข้อมูลจากแหล่งที่มาถึงปลายทางในแต่ละกระบวนการธุรกิจได้อย่างชัดเจน ช่วยให้ทีมงานสามารถปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น ด้วยการใช้ DFD ธุรกิจจะสามารถตรวจสอบปัญหาหรือจุดอ่อนในกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว และสามารถแก้ไขเพื่อทำให้ระบบการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถเข้าไปดูบทความอื่นๆ ได้ที่: https://rdbi.co.th/blog/
ปรึกษาหรือสอบถามเพิ่มเติมได้ที่
เพจ: http://bit.ly/rdbipage
Facebook: https://www.facebook.com/RandDBI/
Line OA: @rdbi
Tel: 02-681-9700
อีเมล์: sales@rdbi.co.th🌟
