การใช้ Excel file บน Google Drive เป็น Data Source สำหรับ Power BI Desktop

สวัสดีครับ ห่างหายไปนาน กับบทความเกี่ยวกับ Power BI Desktop วันนี้ผมจะแนะนำวิธีการ Connect Excel file ที่อยู่บน Google Drive เพื่อใช้เป็น Online Data source ที่สามารถใช้งานร่วมกัน และสามารถอัพเดทได้ แถมยังสามารถใช้ได้ทั้ง G-Suite และ Gmail นะครับ เชื่อว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับใครที่อยากมี Online Data Source สำหรับใช้งานกับ Power BI ถ้าสนใจก็ตามมาได้เลยครับ

ก่อนอื่น เราต้องนำไฟล์ Excel ของเรา ไปเก็บไว้บน Google Drive ก่อน (จะแปลงเป็น Google Sheet ก่อนหรือไม่ก็ได้ แต่หากใช้ Google Sheet จะทำได้หลายวิธีนะครับ) บทความนี้ขออ้างอิงกับ Excel ก่อนก็แล้วกัน เพราะน่าจะสะดวกสำหรับท่านที่ใช้งาน Excel เป็นหลักอยู่แล้ว (ไฟล์ Excel จะใช้แบบ 1 Sheet หรือ หลายๆ Sheet ก็ตามสะดวกครับ)

จากนั้นเราต้องทำการแชร์ไฟล์นี้ โดยเลือกการแชร์แบบ Anyone with the link

ขั้นตอนการแชร์ไฟล์ ก็ตามนี้ครับ (อ้างอิงภาพด้านบน)

  1. ให้คลิกขวาที่ไฟล์ที่ต้องการ
  2. แล้วเลือก Get link
  3. เลือก Anyone with the link
  4. คลิกที่ Copy link
  5. คลิก Done เพื่อบันทึกและปิดหน้าต่าง

เราจะได้ Share Link เป็นข้อความยาวๆ ดังตัวอย่าง (Link นี้สามารถทดลอง Connect ได้จริงนะครับ หรือจะลอง Download ไปทดสอบบน Drive ของตัวเองก็ได้ครับ)

  1. https://drive.google.com/file/d/1_k2XA2se7sCBmHIzuELM04PbVsXdNDry/view?usp=sharing

โดย Link นี้จะใช้สำหรับการแชร์ไฟล์ Excel ไปยังผู้ใช้งานปลายทาง สามารถเปิดผ่าน Browser ได้ แต่จะไม่สามารถนำมาใช้กับ Power BI Desktop โดยตรงได้ จำเป็นต้องแปลง Link ใหม่ก่อน โดย Link ใหม่จะเป็นดังนี้ครับ

2. https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID code/export?format=xlsx

ให้นำหมายเลข ID code จาก Share Link ที่ได้จาก Google Drive (ข้อความสีส้ม) มาวางแทน ID code (ข้อความสีเขียว) ใน Link ที่ 2 จะได้เป็น Link ที่ 3 ดังนี้

3. https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_k2XA2se7sCBmHIzuELM04PbVsXdNDry/export?format=xlsx

ในกรณีของ Google sheet จะเปลี่ยนที่คำสั่งท้าย Link จาก /edit?usp=sharing ไปเป็น /export?format=xlsx ก็สามารถใช้งานได้เลย

จากนั้นทำการคัดลอก Link ที่ 3 นี้เอาไว้ เพื่อนำไปใช้งานกับ Power BI Desktop

เปิดโปรแกรม Power BI Desktop จากนั้นทำการ Get Data โดยเลือก Data type เป็น Web ดังภาพ

จากนั้นนำ Link ที่คัดลอกไว้วางลงในช่อง URL แล้วคลิปุ่ม OK (เลือก Option ตามภาพนะครับ)

รอให้โปรแกรมทำการโหลดข้อมูลสักพักนึงนะครับ จากที่ทดลอง จะพบ Error ตามภาพด้านล่าง (ไม่แน่ใจเท่าไหร่ว่าเพราะอะไร แต่เดาว่า Power BI เปิดตัวไฟล์ไม่ได้ (ก็มันเป็น Excel ไง มันเลยเปิดไม่ได้) เราก็กด OK ครับ

โปรแกรมจะแสดงตารางที่อยู่ในไฟล์ Excel ให้เราเหมือนกรณีที่เรา Get Data จากไฟล์โดยตรง

ไฟล์ตัวอย่างจรงๆ มีเพียง 1 sheet แต่ในภาพจะพบว่ามี 1 ตาราง และ 1 Sheet เนื่องจากในไฟล์มีการสร้าง Table จาก ตัว Sheet นั่นเอง

จากนั้นก็ทำการเลือก Sheet หรือ Table ที่ต้องการ ในที่นี้ผมเลือก Table financials (ตารางจะมีหัวเป็นแถบสีฟ้า) จากนั้นคลิก Load

รอให้โปรแกรมโหลดข้อมูลเข้ามาในไฟล์ Power BI สักครู่ เมื่อเข้าไปดูใน Data view จะพบว่ามีจำนวนแถวของข้อมูล 700 แถว (ดูจาก Status bar ด้านล่าง)

ในการอัพเดทข้อมูลเราสามารถทำได้ 2 วิธีครับ

  1. อัพเดทจากไฟล์ที่อยู่บน Drive โดยตรง
  2. อัพเดทไฟล์บนเครื่องของเรา แล้วอัพโหลดขึ้นไปทับไฟล์บน Drive

กรณีวิธีแรก อาจต้องมีการแปลงไฟล์ Excel ไปเป็น Google Spreadsheets ก่อน ซึ่งจะส่งผลให้ Link ในการเชื่อมต่อเปลี่ยนไป ผมเลยขอแนะนำให้ใช้วิธีที่ 2 เพราะสะดวกกว่านะครับ ก็ทำการอัพเดทข้อมูลในไฟล์ Excel ของเราให้เรียบร้อย จากนั้นอัพโหลดไปวางในโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์ Data source เดิมได้เลย

โดยในตัวอย่างนี้ผมทำการเพิ่มจำนวนแถวของข้อมูลลงไปในไฟล์อีก 30 แถว จากนั้นบันทึกไฟล์ให้เรียบร้อย

ในกรณีที่เราอัพโหลดไฟล์ชื่อเดียวกัน Google Drive จะถือว่าเราทำการอัพเดท Revision ของไฟล์นั้น เมื่ออัพโหลดเสร็จระบบก็จะแจ้งข้อความว่าไฟล์นี้เป็นเวอร์ชันที่เท่าไหร่ของการอัพเดทดังภาพด้านล่าง

เมื่ออัพโหลดเสร็จ ก็กลับไปที่ Power BI Desktop ทำการ Refresh ข้อมูล ก็จะพบว่า Power BI สามารถโหลดข้อมูลชุดใหม่เข้ามาเพิ่มได้ เหมือนกรณีเชื่อมต่อกับไฟล์ Excel ปกติ

เพียงเท่านี้เราก็สามารถใช้ไฟล์ Excel บน Google Drive เป็นที่เก็บแหล่งข้อมูลของเราได้แล้วครับ วิธีนี้รองรับไฟล์ CSV, Txt ที่อยู่บน Google Drive รวมถึงสามารถใช้กับกรณีของ Google Spreadsheets โดยตรงก็ได้เช่นกันนะครับ

ยังไงก็ไปลองเล่นกันดูนะครับติดปัญหาตรงไหน สามารถสอบถามได้ที่ Email: keattipong@rdbi.co.th หรือ จะสอบถามได้ที่หน้า Fanpage @RandDBI ก็ได้เช่นกันครับ แล้วพบกับบทความแนะนำเทคนิคใหม่ๆ ในการใช้งาน Power BI ในครั้งต่อไป ไม่นานเกินรอครับ