ตัวอย่างการนำ Report บน Power BI Service (Free) มาแสดงบน Google Site

บทความที่แล้ว เราพูดถึงการนำรายงานจาก Power BI Report (Free) มาแสดงบน Microsoft SharePoint ไปแล้ว คราวนี้ ผมจะมาแนะนำแนวทางในการนำ Power BI report มาแสดงบน Application ของฝั่ง Google กันบ้าง ซึ่ง Application ที่ว่าก็คือ Google Site นั่นเอง ซึ่งตัว Google Site ก็เป็น Application สำหรับสร้าง Website ที่สามารถใช้งานได้ง่ายรวมทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานหน้า Web ได้ด้วย วันนี้เรามาดูขั้นตอนการนำรายงานของ Power BI Service (Free) มาแสดงบน Google Site กันครับ

Google Site เป็นบริการฟรีที่มาพร้อมกับบริการ Gmail รวมถึงบริการ G Suite ของ Google ด้วย โดยขั้นตอนการนำ Power BI Report มาแสดงบน Google Site ก็จะมีขั้นตอนคล้ายกับการนำรายงานบน Power BI Service มาแสดงบน SharePoint ที่ทางเราเคยเขียนแนะนำไปแล้ว (ตามอ่านได้ที่ Share Power BI Report จาก Power BI Service (Free) ด้วย MS SharePoint)

ขั้นตอนแรก ก็ต้องทำการคัดลอก Code ที่ต้องการ จาก Power BI Service ก่อน (สามารถดูขั้นตอนได้ที่ How to Share Power BI Report)

จากนั้นก็ไปที่ Google Site โดยสามารถเข้าใช้งานได้ที่ https://sites.google.com/new (Link จะเป็น New Google Site ซึ่งใช้งานง่ายกว่าแบบเดิมเยอะเลย)

เมื่อเข้ามาในหน้าของ Google Site ก็เริ่มสร้าง Site ขึ้นมาก่อน (หากยังไม่ได้สร้างเอาไว้) โดยคลิกที่ Blank หรือเลือกจาก Template ที่เตรียมไว้ก็ได้

ในตัวอย่างนี้ ผมเลือกแบบ Blank ซึ่งระบบจะสร้างหน้าแรกของ Site ให้ก่อน ซึ่งเราต้องกำหนด Site Name, Page Title ให้เรียบร้อย โดยเราสามารถนำรายงานมาใส่หน้านี้ หรือจะสร้างหน้าย่อยเพื่อใช้เป็นส่วนแสดงรายงานก็ได้

ตัวอย่างนี้ผมทำการสร้างหน้าใหม่ ชื่อ PBI Report เพื่อใช้แสดงตัวรายงาน การนำ Code ที่คัดลอกไว้มาใส่ในหน้า Page ให้คลิกที่ปุ่ม Embed ตามภาพ

เลือก Embed แล้วนำ Code ที่คัดลอกไว้มาวางในช่อง <html> code goes here ดังภาพ จากนั้น

เมื่อนำ Code มาวางแล้ว ก็คลิกที่ปุ่ม Next โปรแกรมจะทำการดึงรายงานมาแสดง จากนั้นก็คลิก Next

จากนั้นก็ทำการจัดวางตำแหน่งตามต้องการ เมื่อเรียบร้อยก็คลิกที่ปุ่ม Publish เพื่อเผยแพร่ และบันทึกตัวหน้า Page ที่ทำไว้

สำหรับกรณีของ Google Site นั้น เมื่อเรา Publish Site ไปแล้ว ตัว Site จะถูกตั้งค่าให้เป็น Public ดังน้้นเมื่อเราส่ง Link ของ Site ไปให้ ผู้ใช้งานทุกคน (ทั้งภายใน ภายนอกองค์กร) ก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลบน Site ได้ทุกหน้า เราจึงควรกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้เรียบร้อยก่อนแชร์ไปให้ผู้ใช้งาน

การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลบน Google Site จะเป็นการกำหนดที่ระดับตัว Site เท่านั้น โดยจะแบ่งระดับดังนี้

  • Owner: ผู้ใช้งานจะได้สิทธิ์ในการ Manage ตัว Site เทียบเท่าบัญชีที่สร้าง Site นี้ขึ้นมา (เหมาะสำหรับกรณีจะ Manage Site เหมาะสำหรับกรณ๊ทำงานเป็นทีม)
  • Editor: ผู้ใช้งานจะสามารถแก้ไขเนื้อหาภายใน Site ได้
  • Publish viewer: ผู้ใช้งานจะได้รับสิทธิ์ในการ View เพียงอย่างเดียวเท่านั้น

ซึ่งการกำหนดสิทธิ์นั้น เราสามารถใช้ได้ทั้ง Email และ Group mail (กรณีใช้งานแบบองค์กรน่าจะได้ใช้ Group mail กันบ่อย)

คราวนี้เราจะมากำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ให้อนุญาตเฉพาะคนที่เราระบุเท่านั้น จึงจะสามารถเข้าชมได้ ให้ดูที่แถบเมนูด้านบน จะมีปุ่มหลายๆ ปุ่มให้เราใช้งาน ซึ่งการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเราจะใช้ปุ่มรูปคนที่มีเครื่องหมาย + หรือปุ่ม Share with others (ปุ่มจัดการสิทธิ์การเข้าถึง Site ตามภาพ)

เมื่อเข้ามาในหน้ากำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง Site จะมีส่วนให้เรากำหนดค่า 2 ส่วน คือส่วนสำหรับกำหนดชื่อหรือกลุ่มผู้ใช้งาน และส่วนกำหนดการทำงานของ Share Link

ก่อนอื่นให้ทำการกำหนด Restriction ของ Link ที่เชื่อมโยง Site ของเราก่อนว่า ไม่อนุญาตให้คนภายนอกเข้ามาชมได้ โดยคลิกที่ Change ที่กรอบคำสั่ง Links จากนั้นกำหนดค่าของ Published site และ Draft ให้เป็น Restricted (กรณีนี้ผมอ้างอิงจาก Google Site ของ Gmail Free นะครับ กรณีใช้งานของ G-Suite อาจจะแตกต่างกัน) เมื่อเรียบร้อยก็คลิก Done

ขั้นต่อมา ก็ทำการระบุชื่อของผู้ใช้งานที่เราจะเชิญให้เข้ามาดูข้อมูลบน Site ของเรา โดยคลิกที่ปุม่ Share with other อีกครั้ง จากนั้นกรอก Email หรือ Group mail ที่ต้องการลงในช่อง Add people and groups ซึ่งหาก Mail นั้นถูกต้อง Google site ก็จะแสดง Popup เพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้งาน (กำหนดได้ว่าเป็น Editor หรือ Viewer) สามารถเลือกว่าจะส่ง Email แจ้งผู้ใช้งานหรือไม่ก็ได้ โดยในขั้นจากนั้นคลิกที่ Send เพื่อบันทึกค่า

หากต้องการเช็คว่าใครได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงบ้าง ก็เพียงคลิกที่ปุ่ม Share with other อีกครั้ง ก็จะพบว่ามีรายชื่อของผู้ใช้งานที่สามารถเข้าถึง Site ของเราได้แสดงบนกรอบ Share with people and groups โดยเราสามารถปรับเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งาน รวมถึงการลบสิทธิ์การเข้าถึงได้จากหน้านี้

ถึงตอนนี้ Site ก็พร้อมที่จะใช้งานตามเงื่อนไขที่เรากำหนดแล้ว ก็คือ จะมีเฉพาะผู้ใช้งานที่เราระบุเท่านั้น ที่สามารถเข้าถึงตัวข้อมูลบน Site ได้

ทั้งนี้ยังต้องระมัดระวังว่า แม้เราจะกำหนดสิธิ์ในการเข้าใช้งานหน้าเว็บได้ แต่ตัว Link ที่อยู่ของ Power BI report นั้นยังคงเป็น Public link ซึ่งสามารถค้นหาตัว Link ได้ จึงควรระมัดระวังในการใช้งานนะครับ หากทำได้ แนะนำให้ใช้งาน Power BI Service (Pro) จะปลอดภัยกว่า

ก็หวังว่าบทความนี้จะพอเป็นแนวทางสำหรับการนำไปประยุกต์ใช้งานตัว Power BI Report ภายในองค์ก่อนได้นะครับ แล้วพบกันใหม่กับบทความดีๆ จาก R&D BI ของเราในครั้งต่อไปครับ