Share Power BI Report จาก Power BI Service (Free) ด้วย MS SharePoint

บทความนี้เราจะมาดูอีกตัวอย่างของการนำ Report บน Power BI Service (Free) มาใช้งานในอีกรูปแบบหนึ่ง โดยวันนี้ เราจะนำมาใช้งานร่วมกับ Application ของ Microsoft 365 ที่ชื่อว่า SharePoint นั่นเอง โดย SharePoint นั้นเป็น Apps สำหรับแชร์ข้อมูลและเอกสารต่างๆ ขององค์กรผ่าน Web browser (ก็ตามชื่อของเค้านั่นแหละ) ซึ่งมีความน่าสนใจตรงที่เจ้า SharePoint นั้น ไม่ได้เป็นแค่ที่เก็บข้อมูลเฉยๆ แต่ยังสามารถเป็นเว็บไซต์ สำหรับใช้เป็น Community ขององค์กรได้ด้วย อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลภายใน SharePoint ได้ด้วย วันนี้ผมก็เลยจะมาแนะนำวิธีการนำ Public link ของ PBI Report มาใช้งานบน SharePoint พร้อมการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงรายงานด้วย

หากองค์กรของนั้นมีการใช้งาน Office 365 อยู่แล้ว คุณก็น่าจะสามารถใช้งาน เจ้า MS SharePoint ได้ด้วย (หาก Office 365 ของคุณไม่มี Apps นี้ให้ลองสอบถามไปที่ Admin ของคุณนะครับ) โดยวันนี้เราจะมาดูวิธีการนำเอา Link ของรายงาน ที่ได้จาก Power BI Service (Free) มาใช้งานบน MS SharePoint กัน

ขั้นตอนแรก ก็ต้องทำการคัดลอก Code ที่ต้องการ จาก Power BI Service ก่อน (สามารถดูขั้นตอนได้ที่ How to Share Power BI Report Part 1)

จากนั้นก็ไปที่ SharePoint ของคุณ โดยไปที่ https://www.office.com/ ระบุ Email ของคุณ เพื่อ Sign in เข้าระบบ

จากนั้นเลือกที่ SharePoint ตามภาพ

หรือ หากคุณเข้าใช้งาน Apps อื่นๆ ของ Office 365 อยู่แล้ว คุณสามารถคลิกที่มุมซ้ายบนของหน้าเว็บ แล้วเลือก Icon SharePoint ก็ได้เช่นกัน

เมื่อเข้ามาใน SharePoint ให้ทำการสร้าง Site (ถ้ายังไม่เคยสร้างนะครับ) จากนั้นเข้าไปที่ Site ที่สร้างขึ้น แล้วทำการสร้าง Page เพื่อใช้แสดงผลของรายงานจาก Power BI Service โดยคลิกที่เมนู Pages แล้วคลิกที่ New > Site Page ระบบจะเปิดหน้า Page Editor ขึ้นมาให้ ตามภาพด้านล่างเลย

ในหน้า Page Editor จะพบเครื่องหมาย + อยู่ใต้ Banner ของ Page ก็คลิกเพื่อเพิ่ม Object เข้ามาในหน้า Page จากนั้นเลือก Embed เพื่อใช้ในการวาง Code ที่เราคัดลอกมา

จากนั้นวาง Code ที่เราคัดลอกเอาไว้ลงไปในช่องด้านขวามือ หากไม่มีอะไรผิดพลาด SharePoint จะแสดงหน้ารายงานของ Power BI ตามภาพ ทำการระบุชื่อของ Page ให้เรียบร้อย จากนั้น ทำการ Publish หน้านี้ (หรือก็คือ Save นั่นแหละ)

ตอนนี้หน้า SharePoint ก็พร้อมแสดงข้อมูลรายงานเรียบร้อยแล้ว แต่จะมีเพียงเราคนเดียวเท่านั้นที่มองเห็น หากต้องการให้เพื่อนร่วมงานเข้ามาดูได้ เราต้องทำการแชร์หรือเชิญผู้ใช้งานเข้ามาใน SharePoint ของเราก่อน

โดยขั้นตอนการแชร์หน้าของ SharePoint สามารถทำได้ 2 รูปแบบ

1. Site Share

Site Share จะเป็นการให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้งานในการเข้ามาใช้งานเนื้อหาภายใน Site ที่สร้างขึ้น โดยเราสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับตัวผู้ใช้งาน หรือ กลุ่มผู้ใช้งานก็ได้ (Personal mail หรือ Group mail) โดยสิทธิ์ในการเข้าใช้งาน Site นั้นจะแยกเป็น Member group ดังนี้

  • Site Owner จะได้รับสิทธิ์ Full Control และหากเราให้สิทธิ์ผู้ใช้งานเป็น Full Control ผู้ใช้งานคนนั้นจะสามารถแก้ไขข้อมูลบน Site ที่เราแชร์ให้ได้ โดยจะมีสิทธิ์เทียบเท่าตัวเราที่เป็นเจ้าของ Site ใช้กรณีเราต้องการให้เพื่อนร่วมทีม มาร่วมกันจัดการ Site นั่นเอง (มีผลเฉพาะ Site ที่แชร์เท่านั้น)
  • Site Member จะได้รับสิทธิ์ Edit หากเราต้องการเชิญเพื่อนมาช่วยแก้ไขข้อมูลบน Site ที่เราสร้างไว้ ก็เลือกให้สิทธิ์ Edit แทนครับ
  • Site visitor จะได้รับสิทธิ์ Read หรือสามารถเข้ามาดูได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น

ให้การแชร์ตัว Site ให้คลิกที่ปุ่ม Share ที่มุมบนขวามือของหน้าเว็บ จากนั้นระบุ Email หรือ Group mail และระบุ Member group ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จากนั้นคลิกที่ Share เพื่อยืนยัน (สามารถกำหนดได้ว่าจะให้ส่ง Email แจ้งผู้ใช้งานหรือไม่)

หากต้องการตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้งานว่ามีใครได้สิทธิ์แบบใดบ้าง ก็เพียงแต่คลิกดูจาก member group ก็จะพบรายชื่อของผู้ใช้งานในแต่ละกลุ่ม หากต้องการ Remove ผู้ใช้งาน หรือ กลุ่มผู้ใช้งานออกไป ก็สามารถเลือกเมนู Remove ได้

Site Share นั้น ผู้ใช้งานทุกคนที่ได้รับสิทธิ์ จะสามารถเข้าใช้งาน หรือ ดูข้อมูลได้ทุกหน้าที่อยู่ภายใน Site (ผู้ใช้งานทุกคนที่ได้รับสิทธิ์ต้อง Login ด้วยบัญชี Office 365 ขององค์กร จึงจะเข้าดูได้) แต่หากต้องการกำหนดสิทธิ์ในระดับของ Page ต้องดูวิธีที่ 2

2. Page Share

วิธีนี้จะเป็นการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของหน้าแต่ละหน้าบน Site ที่กำลังใช้งาน เช่น กำหนดว่า Mr.A สามารถเข้าชมข้อมูลบน Site ได้ทุกหน้า ยกเว้น หน้ารายงานผู้บริหาร หรือ จะกำหนดว่า Mr.A นั้น มีสิทธิ์เข้าชมได้เฉพาะ ข้อมูลหน้ารายงานของตนเอง ก็ได้ (หน้าอื่นๆ บน Site ไม่สามารถเข้าชมได้)

การกำหนด Page Share ขั้นแรกต้องไปที่หน้า Page List โดยคลิกที่เมนู Pages จะพบรายชื่อ Page ทั้งหมดบน Site

จากนั้น วางเมาส์บนชื่อ Page ที่เราต้องการแชร์รายงาน แล้วคลิกปุ่ม Share เพื่อเข้าสู่หน้าจอ Setting กำหนดสิทธิ์ใช้งานตามต้องการ

กำหนดรายละเอียดของการแชร์ตามต้องการ

กำหนดสิทธิ์ในการแชร์ตามภาพ

จะเห็นว่า Anyone with the link เป็นแถบสีเทา เพราะค่าเริ่มต้นกำหนดไม่ให้แชร์เป็นสาธารณะ

กรณีตัวอย่าง

หากเราต้องการกำหนดว่าผู้ใช้งานปกติ สามารถเข้าชม Site ได้ แต่ไม่อนุญาตให้เข้าชมหน้าใด หน้าหนึ่งของ Site เราจะทำตามขั้นตอนนี้ครับ

ขั้นแรกไปที่ Page List แล้วคลิกที่จุดไข่ปลาท้ายหน้าที่เราต้องการกำหนด จากนั้นเลือก Manage access

จากนั้นให้ทำการลบสิทธิ์ของกลุ่มผู้ใช้งาน (ซึ่งจะได้มาจากการตั้งค่าของ Site Share) โดยคลิกที่ลูกศรท้ายชื่อกลุ่ม แล้วเลือก Stop sharing จากนั้นคลิกที่จุดไข่ปลาด้านบน เพื่อระบุชื่อผู้ใช้งานที่สามารถเข้าดูหน้านี้ได้ รวมทั้งกำหนดสิทธิ์ในการใช้งานว่าสามารถ Edit หรือ View ได้อย่างเดียว

เมื่อกำหนดเรียบร้อย ผู้ใช้งานจะสามารถเข้าชม Site ได้ตามปกติ แต่จะมองไม่เห็นหน้าที่เรากำหนดไว้ ยกเว้น ผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์เท่านั้น

เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานหน้ารายงานที่ดึงมาจาก Power BI Service ได้ตามต้องการ

แต่ก็ยังต้องระมัดระวังว่า แม้เราจะกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานหน้าเว็บได้ แต่ตัว Link ที่อยู่ของ Power BI report นั้นยังคงเป็น Public link ซึ่งสามารถค้นหาตัว Link ได้ จึงควรระมัดระวังในการใช้งานนะครับ หากทำได้ แนะนำให้ใช้งาน Power BI Service (Pro) จะปลอดภัยกว่า

หวังว่าคงพอเป็นแนวทางให้นำไปใช้งานกันได้นะครับ แล้วพบกันใหม่กับบทความหน้านะครับ